A Saúde passa a utilizar uma nova ferramenta.
O RH altera um procedimento interno.
Um fornecedor começa a ter acesso a determinada base.
A Educação cria um formulário digital.
Um cidadão envia uma solicitação relacionada aos seus dados.
Todas essas situações podem chegar ao encarregado.
A dificuldade aparece quando ele fica sabendo somente depois que as decisões já foram tomadas.
Para exercer sua função, essa pessoa precisa estar conectada ao cotidiano da administração.
O que o encarregado de dados realmente faz?
A LGPD prevê a indicação de um encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
Entre suas atribuições estão receber comunicações dos titulares e da ANPD, prestar esclarecimentos, adotar providências e orientar funcionários e contratados sobre práticas relacionadas à proteção de dados.
Em 2024, a Resolução CD/ANPD nº 18 regulamentou especificamente essa atuação.
Depois, a própria Autoridade publicou um guia para detalhar pontos da norma.
Consultar o Guia da ANPD sobre a atuação do encarregado
A regulamentação ajuda a definir a função.
Mas a capacidade de exercê-la também depende de como a administração organiza seus processos.
O encarregado precisa saber das mudanças antes que apareça um problema
Pense na contratação de um sistema.
Durante o projeto são definidas permissões, campos cadastrais, integrações, formas de autenticação e usuários.
Se o encarregado participa apenas depois da implantação, várias escolhas relacionadas à privacidade já ocorreram.
O mesmo vale para um novo serviço eletrônico, uma mudança de formulário ou o compartilhamento de uma base.
Quais situações merecem entrar no fluxo de privacidade?
Alguns exemplos:
- contratação ou substituição de sistemas;
- criação de novos formulários;
- utilização de biometria;
- integração entre bases;
- mudança de finalidade de um tratamento;
- implantação de inteligência artificial;
- operações envolvendo dados sensíveis;
- ocorrências de segurança.
O objetivo não é transferir todas essas tarefas ao encarregado.
A função precisa ter visibilidade suficiente para orientar ou encaminhar cada situação.
Uma pessoa sozinha dificilmente conhece todos os processos da cidade
Uma UBS possui fluxos próprios.
Uma escola trabalha com outros tipos de informação.
A Assistência Social lida com cadastros relacionados a situações muito específicas.
O RH possui registros funcionais.
Tributos mantém informações cadastrais e econômicas.
Serviços digitais recebem dados diretamente do cidadão.
Cada área conhece melhor os próprios procedimentos.
É por isso que a atuação do encarregado depende de comunicação interna.
Pessoas de referência podem aproximar as áreas da governança
Uma alternativa é estabelecer pontos de contato em setores que possuem grande volume ou relevância de tratamento.
Essas pessoas não assumem o papel do encarregado.
Elas ajudam a informar mudanças, revisar processos e levar dúvidas para quem acompanha o programa de proteção de dados.
Se a Educação passar a coletar uma nova informação na matrícula, por exemplo, a alteração pode chegar mais rapidamente à governança.
Sem esse canal, algumas mudanças só aparecem meses depois, quando alguém revisita o mapeamento.
Autonomia também faz parte dessa função
A regulamentação da ANPD trata das condições necessárias para o exercício das atividades do encarregado.
Entre os assuntos abordados está o conflito de interesse.
O problema pode surgir quando outras responsabilidades exercidas pela mesma pessoa comprometem a objetividade ou o julgamento técnico necessário ao papel.
Isso merece atenção especialmente quando existem acúmulos de função.
Formalizar a indicação é uma etapa.
Criar condições para que a atuação aconteça de forma adequada é outra.
Quando a informação está espalhada, parte do trabalho vira procura
Imagine receber uma demanda e precisar descobrir:
onde os dados da pessoa estão;
qual área responde pelo processo;
qual sistema é utilizado;
se existe compartilhamento;
qual finalidade foi registrada;
quais riscos já foram identificados.
Quando essas respostas dependem de várias consultas internas, a atuação fica mais lenta.
Mapeamento dá contexto
Conhecer os tratamentos ajuda a entender o que acontece em cada área.
Relatórios preservam o histórico
ROPA, RIPD e outros registros documentam decisões e avaliações.
Treinamento reduz falhas simples
Boa parte do uso cotidiano dos dados acontece longe do encarregado.
Servidores enviam arquivos, acessam sistemas, digitalizam documentos e respondem solicitações.
Por isso, o conhecimento precisa chegar às equipes.
A solução de LGPD do Grupo Assessor conta com trilhas de treinamento para servidores, além de Painel da Privacidade, mapeamento, diagnósticos, relatórios e suporte especializado.
Veja como o Grupo Assessor apoia a gestão da LGPD na cidade
Cinco pontos que vale conferir sobre o encarregado
A indicação está formalizada?
A regulamentação da ANPD estabelece regras relacionadas a esse ato.
Os dados de contato estão acessíveis?
O cidadão precisa encontrar o canal correspondente.
As áreas sabem quando procurar o encarregado?
Sem essa orientação, novos tratamentos podem permanecer fora do acompanhamento.
Existe acesso aos registros necessários?
A atuação depende de informação.
Há um procedimento definido para incidentes?
Algumas ocorrências exigem decisões dentro de poucos dias.
Quando chega um alerta de segurança, o tempo fica curto
Dependendo das circunstâncias, um incidente com dados pessoais pode precisar ser comunicado à ANPD e aos titulares.
A partir desse momento, perguntas que antes poderiam parecer burocráticas passam a ser urgentes.
Quais dados foram atingidos?
Quantas pessoas?
Qual sistema?
Qual o risco?
Quem deve ser acionado?
Leia também: O que a cidade precisa fazer quando um incidente acontece
Fontes oficiais
Resolução CD/ANPD nº 18/2024 e demais regulamentações da ANPD
Guia Orientativo sobre Atuação do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais