Escanear um documento e gerar um PDF resolve uma parte da digitalização, mas um processo administrativo possui etapas, responsáveis, decisões, documentos e prazos que precisam continuar organizados depois que o papel deixa de circular.
É por isso que um processo digital precisa ser pensado como um percurso completo.
A Lei nº 14.129/2021 estabelece o uso de soluções digitais para a tramitação de processos administrativos eletrônicos e trata de elementos como assinatura, protocolo, acesso, segurança e preservação das informações.
O que diferencia um PDF de um processo digital?
Um PDF registra um conteúdo.
O processo precisa registrar também o que aconteceu com esse conteúdo.
Imagine um requerimento enviado por uma empresa. Depois da entrada, ele pode precisar passar por protocolo, análise técnica, parecer jurídico, aprovação e resposta.
Se o documento eletrônico é enviado de email em email, o arquivo deixou de ser físico, mas ainda podem existir dificuldades para saber quem está responsável, qual versão é a mais recente ou há quanto tempo a solicitação está parada.
Quando o fluxo está organizado, essas movimentações fazem parte do próprio histórico.
O protocolo precisa nascer junto com a demanda
A Lei do Governo Digital prevê recibo eletrônico de protocolo para atos praticados em processos administrativos eletrônicos.
Esse registro ajuda a estabelecer quando a demanda entrou e permite acompanhar a movimentação posterior.
Na solução de Processos Digitais do Grupo Assessor, solicitações internas e externas podem ser abertas com documentos e responsáveis, seguindo rotas configuradas conforme o procedimento.
Tramitação precisa guardar contexto
Cada movimentação precisa permitir compreender de onde o processo veio e para onde seguiu.
Despachos, pareceres, documentos anexados, aprovações e notificações ajudam a formar esse histórico.
Se uma decisão for questionada meses depois, a equipe consegue recuperar o percurso sem precisar reconstruí-lo a partir de mensagens e arquivos espalhados.
Controle de acesso também faz parte do processo
Nem todo documento pode ficar visível para qualquer usuário.
Existem informações públicas, conteúdos administrativos e dados que exigem restrição conforme sua natureza.
Um ambiente eletrônico precisa permitir definir quem pode consultar, movimentar, aprovar ou restringir determinado conteúdo.
O que vale conferir antes de chamar um processo de digital?
• a solicitação recebe protocolo;
• existe uma rota definida para o procedimento;
• os responsáveis ficam identificados;
• novas peças podem ser anexadas sem perder o histórico;
• despachos e pareceres permanecem associados ao processo;
• assinaturas e aprovações podem ocorrer eletronicamente;
• existem níveis de acesso;
• o andamento pode ser consultado;
• prazos e pendências conseguem ser acompanhados;
• o conteúdo permanece preservado depois da conclusão.
Quando essas características aparecem juntas, a digitalização começa a reduzir retrabalho e melhorar a rastreabilidade.
O processo termina quando a resposta é enviada?
Administrativamente, a demanda pode ter sido concluída, mas seu histórico continua sendo relevante.
A Lei nº 14.129 também trata da preservação dos documentos digitais e determina que formato e armazenamento garantam acesso às informações conforme a legislação arquivística.
Por isso, processo digital e gestão documental precisam conversar.
O Assessor Digital reúne essas duas frentes, permitindo conduzir a tramitação eletrônica e organizar o acervo digital em ambientes próprios.
O papel deixa de circular, mas a informação continua acessível.
Leia também: Cidade sem papel: o que precisa acontecer depois da digitalização.
Fonte oficial
Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021.