Uma cidade sem papel começa a surgir quando solicitações, documentos e decisões deixam de depender da circulação física entre departamentos, mas simplesmente escanear o acervo e transformar formulários em PDF ainda não resolve toda a rotina.
Depois da digitalização aparece uma nova necessidade, organizar como a informação vai circular, quem poderá acessá-la, onde ficará armazenada e como será recuperada quando alguém precisar consultá-la.
O papel saiu, mas o processo continua
No ambiente físico, uma pasta percorre setores, recebe despachos e acumula documentos.
No digital, essas etapas continuam existindo, porém podem ser registradas dentro de uma tramitação eletrônica.
O ganho aparece quando a equipe consegue visualizar onde a demanda está, quem precisa agir e o que já aconteceu.
Assinatura também precisa acompanhar o processo
Quando um documento nasce ou circula digitalmente, a validação precisa ser compatível com o risco e com as regras aplicáveis.
A Lei nº 14.129 reconhece atos e documentos em meio digital mediante assinatura eletrônica adequada.
Isso permite que aprovações deixem de depender da impressão de um arquivo que nasceu eletrônico.
O arquivo final precisa permanecer organizado
Processo concluído não significa documento descartável.
A legislação trata da preservação e da guarda das informações digitais, enquanto a rotina administrativa precisa garantir que arquivos permaneçam pesquisáveis e com acesso controlado.
Por isso, Processo Digital e GED cumprem funções complementares.
Um conduz a demanda enquanto ela está em andamento, o outro ajuda a preservar e organizar o conteúdo digital.
O que caracteriza uma estrutura realmente sem papel?
• processos nascem e tramitam em meio eletrônico;
• documentos podem ser juntados ao histórico;
• responsáveis ficam identificados;
• pareceres e decisões permanecem registrados;
• assinaturas e aprovações ocorrem digitalmente;
• permissões de acesso são controladas;
• o usuário consegue consultar o andamento quando aplicável;
• o acervo permanece pesquisável;
• documentos são preservados de acordo com suas regras de guarda;
• as bases digitais possuem rotina de backup e restauração.
No Assessor Digital, essas etapas aparecem distribuídas entre Processos Digitais, GED e Gestão de Backups.
A retirada do papel passa a ser consequência de uma rotina melhor organizada, em vez de uma meta isolada.
Leia também: Processo digital na administração pública: por que transformar papel em PDF não basta.
Fonte oficial
Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021.