A DIRF deixou de ser entregue, mas os dados sobre os rendimentos dos servidores públicos continuam chegando à Receita Federal. A diferença está na forma como essas informações são prestadas e acompanhadas ao longo do ano.
Desde janeiro de 2025, os eventos do eSocial e da EFD-Reinf substituem a antiga Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).
Para quem trabalha no Recursos Humanos de uma prefeitura, essa alteração merece atenção. Dados da folha de pagamento, retenções de Imposto de Renda, dependentes e datas de pagamento precisam estar corretamente informados nas escriturações digitais.
Uma inconsistência pode passar despercebida durante o processamento da folha e só aparecer quando o servidor consultar sua declaração de Imposto de Renda.
Com os rendimentos de 2026 compondo a declaração de 2027, a conferência dessas informações já faz parte do trabalho que precisa ser realizado neste ano.
A DIRF acabou definitivamente?
Sim. A última DIRF anual foi entregue em fevereiro de 2025, com informações relativas ao ano-calendário de 2024.
Para fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025, a Receita Federal passou a receber os dados anteriormente declarados na DIRF por meio do eSocial e da EFD-Reinf.
A alteração eliminou a necessidade de apresentar aquela declaração anual, mas não dispensou as fontes pagadoras de informar os rendimentos e as retenções efetuadas.
As informações agora são prestadas por eventos específicos, conforme a natureza do pagamento.
No eSocial, o evento S-1210 reúne dados relacionados aos pagamentos de rendimentos do trabalho. Já o S-2501 contempla informações tributárias decorrentes de processos trabalhistas, nas hipóteses aplicáveis.
A EFD-Reinf recebe outras informações, incluindo pagamentos ou créditos a pessoas físicas e jurídicas que devem ser declarados pelos eventos correspondentes.
Para as prefeituras, isso significa que a qualidade dos dados transmitidos ao longo do ano ganhou ainda mais relevância.
Onde essa mudança aparece na rotina do RH municipal?
Imagine um servidor que atualizou seus dependentes para fins de Imposto de Renda, mas essa informação não foi corretamente considerada no processamento da folha ou no envio dos eventos fiscais.
Dependendo da situação, o valor do imposto retido pode apresentar diferença. O problema também pode envolver dados complementares utilizados pela Receita Federal.
Outra situação envolve o calendário de pagamentos.
Uma remuneração referente a dezembro pode ser paga em janeiro. Nesse caso, é necessário observar o período correto de informação, considerando as regras aplicáveis ao pagamento dos rendimentos.
Quem trabalha com folha sabe que a competência da remuneração e a data do pagamento nem sempre coincidem.
É justamente esse tipo de detalhe que exige cuidado na conferência dos eventos transmitidos.
O RH também precisa observar situações específicas, como férias, décimo terceiro salário, desligamentos, benefícios e rendimentos decorrentes de decisões judiciais, conforme as regras de cada ocorrência.
O objetivo é evitar que divergências permaneçam nos registros e sejam percebidas somente quando o trabalhador precisar das informações para sua declaração anual.
Como conferir os dados enviados à Receita Federal?
Uma novidade relevante nesse processo é o Demonstrativo Consolidado do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), disponibilizado pela Receita Federal em novembro de 2025.
O serviço reúne informações sobre rendimentos e retenções transmitidas pelo eSocial e pela EFD-Reinf.
Por meio dele, a fonte pagadora pode consultar os dados consolidados e verificar eventuais inconsistências identificadas no processamento.
O demonstrativo conta com um Painel de Críticas, que apresenta apontamentos relacionados às informações recebidas.
Se houver divergência, a correção deverá ser realizada na escrituração correspondente, conforme a situação identificada.
Para uma prefeitura, essa consulta oferece uma oportunidade de confrontar os valores registrados internamente com aqueles que efetivamente chegaram à Receita Federal.
Por exemplo, se o demonstrativo apresentar um rendimento diferente daquele que consta na folha de determinado servidor, a equipe poderá verificar a origem da diferença, analisar os eventos enviados e providenciar a correção cabível.
Existe uma distinção importante: o recebimento de um evento pelo ambiente nacional não significa, por si só, que todas as informações estejam corretas.
Por isso, acompanhar o resultado do processamento também deve fazer parte da rotina.
O que o RH precisa observar antes da declaração de 2027?
A declaração do Imposto de Renda de 2027 terá como referência os rendimentos recebidos durante o ano-calendário de 2026.
Isso significa que as informações prestadas pelas fontes pagadoras ao longo deste ano poderão ser utilizadas pela Receita Federal no processamento das declarações dos trabalhadores.
Para os departamentos de RH, alguns cuidados merecem atenção:
- Conferir os dados cadastrais dos servidores e as informações sobre dependentes utilizadas para fins de IRRF.
- Verificar se os valores pagos e as retenções estão coerentes com os registros da folha.
- Observar a correspondência entre as datas dos pagamentos e os períodos informados nos eventos.
- Consultar os demonstrativos disponibilizados pela Receita Federal e analisar eventuais críticas.
- Corrigir inconsistências identificadas nas escriturações de origem, observando as orientações oficiais.
Essas verificações ajudam a reduzir diferenças entre os registros municipais e os dados utilizados pela administração tributária federal.
Também contribuem para o atendimento aos servidores, especialmente quando surgem dúvidas sobre comprovantes de rendimentos ou informações apresentadas na declaração pré-preenchida.
Como o Assessor RH participa dessa rotina?
A substituição da DIRF reforça a necessidade de atenção às informações produzidas no processamento da folha de pagamento.
É nesse trabalho que o Assessor RH, solução do Grupo Assessor voltada à gestão de Recursos Humanos na administração pública municipal, se relaciona com as demandas das equipes responsáveis pelos dados dos servidores.
A organização das informações da folha e o acompanhamento das conferências necessárias fazem parte dessa rotina de gestão.
O Grupo Assessor acompanha as exigências relacionadas ao eSocial e às obrigações fiscais que envolvem o departamento de Recursos Humanos, auxiliando as administrações municipais em suas atividades.
A preparação para 2027 começa com a consistência dos dados de 2026. Afinal, quando chega o momento de esclarecer uma divergência no Imposto de Renda de um servidor, é nos registros da folha e nas informações transmitidas que a equipe precisa encontrar as respostas.