Quando uma parceria com uma Organização da Sociedade Civil chega à fase de prestação de contas, várias decisões já foram tomadas.
O objeto foi definido, uma entidade foi selecionada, metas foram pactuadas, documentos foram apresentados, recursos podem ter sido transferidos e atividades começaram a ser executadas.
Por isso, analisar uma parceria apenas pelo final deixa boa parte do processo de fora.
A gestão das parcerias com OSC funciona melhor quando a administração acompanha um ciclo completo:
planejamento, seleção, formalização, execução, monitoramento e prestação de contas.
Essa visão também aparece nos materiais atuais do MROSC, que organizam a parceria desde sua preparação até a análise dos resultados.
1. Planejamento: qual problema a parceria pretende atender?
Antes de pensar em edital ou instrumento jurídico, a administração precisa entender qual necessidade deseja atender.
Isso envolve definir o interesse público, o público relacionado à ação, os resultados esperados e a forma mais adequada de estruturar a parceria.
Uma parceria criada sem clareza nessa etapa tende a carregar a mesma indefinição para o plano de trabalho.
Se a administração não consegue explicar qual resultado espera alcançar, será difícil avaliar posteriormente se a OSC cumpriu aquilo que foi pactuado.
2. Seleção: como a OSC será escolhida?
Quando houver chamamento público, a seleção deve seguir critérios previamente estabelecidos.
O edital precisa permitir que as organizações interessadas compreendam o objeto, os prazos, a forma de apresentação das propostas e os critérios utilizados no julgamento.
A escolha não deveria depender de uma interpretação criada depois que as propostas chegaram.
Quanto mais claros forem os parâmetros desde o início, mais fácil será registrar por que determinada proposta foi selecionada.
Nas hipóteses em que a legislação permite dispensa, inexigibilidade ou celebração sem chamamento, a administração precisa observar as condições aplicáveis e manter a devida fundamentação.
Leia também: Chamamento público no MROSC: quando é obrigatório e quais são as exceções?
3. Formalização: o que precisa ficar claro antes da execução?
Depois da seleção, a parceria precisa ser formalizada pelo instrumento adequado.
Termo de colaboração, termo de fomento e acordo de cooperação possuem diferenças que interferem na forma como a relação será conduzida.
Nesse momento, o plano de trabalho ganha papel central.
Objeto, metas, atividades, prazos e demais elementos precisam formar uma referência compreensível para as partes.
A equipe responsável pelo acompanhamento deve conseguir olhar para o documento e entender o que será considerado na avaliação.
Leia também: Termo de colaboração, termo de fomento ou acordo de cooperação: qual é a diferença?
4. Execução: o que está acontecendo com a parceria?
Com o início das atividades, a quantidade de informação aumenta.
Repasses podem ser realizados, despesas são registradas, documentos fiscais surgem, atividades acontecem e evidências começam a ser produzidas.
Essa fase costuma revelar um problema operacional recorrente.
A informação existe, mas fica espalhada.
Uma área guarda o instrumento, outra acompanha o financeiro, a OSC encaminha documentos por e-mail e relatórios ficam salvos em pastas distintas.
Quando chega o momento de analisar a parceria, alguém precisa reunir tudo novamente.
O sistema de Terceiro Setor do Grupo Assessor permite manter documentos digitais em todas as etapas, acompanhar atividades e prazos e realizar a prestação de contas online, reunindo documentos, fotos, planilhas, relatórios, pareceres, aquisições e despesas ligados ao processo.
5. Monitoramento: as metas estão caminhando?
O monitoramento acompanha aquilo que foi pactuado enquanto ainda existe tempo para identificar problemas.
A Lei nº 13.019/2014 prevê estrutura própria de monitoramento e avaliação para termos de colaboração e fomento.
Dependendo do caso, informações podem ser analisadas por meio de relatórios, visitas técnicas e outros registros que ajudem a verificar o cumprimento do objeto.
Essa etapa também protege a qualidade da prestação de contas final.
Quando a administração acompanha a execução durante o período, a análise não precisa depender exclusivamente dos documentos apresentados no encerramento.
6. Prestação de contas: o que foi entregue?
Ao final, a prestação de contas precisa permitir avaliar se o objeto foi executado e se as metas e os resultados previstos foram alcançados.
A Lei nº 13.019/2014 exige que a análise considere as atividades realizadas e os resultados obtidos.
Isso coloca a execução do objeto no centro da avaliação.
As despesas continuam relevantes, especialmente para verificar a utilização adequada dos recursos, mas o acompanhamento não termina na conciliação financeira.
Se uma parceria foi criada para oferecer determinado atendimento, a administração precisa saber se esse atendimento ocorreu conforme o pactuado.
Leia também: Prestação de contas no MROSC: o que precisa ser demonstrado além das despesas.
Uma informação precisa acompanhar a outra
A lógica do ciclo ajuda a entender por que organizar os dados desde o começo faz diferença.
O documento apresentado na seleção pode ser necessário na formalização, o plano de trabalho orienta a execução, as metas dão referência ao monitoramento e as evidências produzidas durante as atividades ajudam na prestação de contas.
Quando cada etapa é tratada de maneira isolada, aumenta a chance de retrabalho.
Quando existe histórico, a equipe consegue compreender como a parceria chegou ao resultado que está sendo analisado.
É essa continuidade que deve orientar a gestão de parcerias, principalmente quando existem várias OSCs, instrumentos e prazos sendo acompanhados ao mesmo tempo.
Leia também: MROSC: o que é e como funcionam as parcerias com Organizações da Sociedade Civil.
Fontes
Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014.
Manual MROSC, do Planejamento à Prestação de Contas.
Modelos e documentos oficiais do MROSC.