GED significa Gestão Eletrônica de Documentos e corresponde à organização de arquivos digitais para facilitar armazenamento, pesquisa, controle de acesso e recuperação das informações.
A necessidade aparece quando o volume de documentos começa a crescer.
Uma pasta no computador pode funcionar para poucos arquivos, mas perde eficiência quando diferentes departamentos produzem documentos diariamente e precisam consultar informações antigas.
Digitalizar e organizar são etapas diferentes
Digitalizar transforma um documento físico em arquivo eletrônico.
A gestão começa depois.
O arquivo precisa receber informações que facilitem sua localização, permanecer em ambiente adequado, ter acesso controlado e guardar versões quando houver alterações.
Caso contrário, o problema do arquivo físico apenas migra para outra tela.
Em vez de caixas sem identificação, surgem pastas chamadas “novo”, “final”, “final 2” e “versão correta”.
Pesquisa reduz dependência da memória das pessoas
Um bom acervo digital precisa permitir encontrar o documento a partir das informações relacionadas a ele.
Isso reduz a dependência de saber exatamente quem criou o arquivo ou em qual pasta alguém decidiu salvá-lo.
Na solução GED do Grupo Assessor, a pesquisa pode considerar o conteúdo textual, enquanto permissões controlam o acesso e o histórico mantém versões anteriores disponíveis.
Versionamento ajuda a preservar o histórico
Quando um documento recebe alterações, sobrescrever o arquivo anterior pode eliminar informações que seriam úteis posteriormente.
O versionamento permite consultar diferentes estágios do conteúdo e entender sua evolução.
Essa característica ganha relevância em documentos administrativos que passam por revisões antes da versão definitiva.
Compartilhar também exige controle
Enviar documentos como anexo cria várias cópias que continuam circulando mesmo depois que o arquivo original foi atualizado.
O GED do Grupo Assessor permite compartilhamento por link temporário, oferecendo outra forma de disponibilizar conteúdo sem precisar criar cópias permanentes em diferentes caixas de email.
O que vale observar em um acervo digital?
• facilidade de pesquisa;
• informações usadas para identificar documentos;
• controle de quem pode acessar;
• histórico de versões;
• forma de compartilhamento;
• preservação dos arquivos;
• acesso pela equipe autorizada;
• relação com as regras de guarda da administração.
A Lei do Governo Digital também determina que formato e armazenamento preservem o acesso às informações digitais conforme a legislação arquivística.
Por isso, GED não serve apenas para economizar espaço físico, ele ajuda a manter o patrimônio documental acessível quando a administração precisar dele.
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